Sistema de información

Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, los cuales están organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo.

Los documentos comunican información. No basta con que retengan físicamente el conocimiento. Deben realizarse como información para alguien. Están destinados a que las personas acrecienten lo que saben. Esta provisión y uso de la información se dan dentro de los sistemas de información. Los sistemas procesan la información comunicándola, haciéndola accesible mediante la recuperación, organizándola, e incluso sometiéndola a mediación informática. Existen para agrupar, almacenar, recuperar y facilitar el acceso a objetos potencialmente informativos. Todo manejo de información se realiza en un contexto social, económico y político. Pero sobre todo, dentro de factores comportamentales cognitivos. La Documentación se ocupará, pues, de los métodos de acceso y organización cognitiva a la información, que actuando sobre la información física, ayudarán y favorecerán su utilización por los posibles usuarios.

Para que el proceso documental sea completo, el mensaje tiene que ponerse en disposición de consulta. Tiene que llegar al receptor, y ser captado y entendido por éste.

Los sistemas de información tienen como función ofertar, regular y gestionar todo tipo de recursos informativos, para lo cual les someten a un proceso de almacenamiento, identificación, transformación, organización, tratamiento y recuperación.

Todos esos sistemas concretos son colecciones de significantes informativos. Por lo que presuponen unos objetos materiales a manejar, los documentos que agrupan, y el proceso de gestión de los mismos. Cualquier sistema basado en la recuperación implica, por tanto, una organización y, por consiguiente, unas aplicaciones técnicas y una política de desarrollo. Las principales misiones son:

1 .Conservar: custodiar y almacenar los recursos.

2. Difundir: facilitar el acceso físico lo más próxima y rápidamente posible.

3. Identificar y representar: identificación inicial que nos remite a un documento o parte, donde encontrar lo que el usuario busca.

Hablando del Sistema de Información, debemos destacar a Churchman: Churchman presenta o sugiere una nueva forma de pensar sobre sistemas. Según este autor lo primero que debe abordarse en el estudio del sistema es su objetivo central.

Podemos distinguir un sistema de información por su función, su fin y no su estructura. Podemos apreciar un ejemplo a continuación. Un automóvil es un medio mecánico de transportar unas pocas personas desde un origen hasta un destino a un costo dado.

Sus principales objetivos son:

Significa el propósito central del sistema el cual determina resultados y la manera de conseguirlos.

Debido a que el principal uso que se da a lo si es el de optimizar el desarrollo de las actividades de una organización con el fin de ser más productivos y obtener ventajas competitivas, en primer término, se puede clasificar a los sistemas de información en:

1. Sistemas competitivos

2. Sistemas cooperativos

3. Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio

Nicolás Belkis ha abordado la recuperación de información desde los llamados modelos cognitivos, es decir aquellos centrados en los usuarios que acceden a los sistemas de documentales, este lleva a cabo 3 líneas básicas:

• Estudios empíricos sobre el comportamiento del usuario que busca información

• La creación de modelos de sistema expertos

• Diseño de interfaces amigables para el usuario.

 Belkis concluye que el concepto de información documental es la combinación de un sistema de comunicación cognitiva, una representación estructural del conocimiento, a puesta en marcha del proyecto vía usuario cuando conoce la necesidad de información, el significado del texto…

 Por otro lado Wilson nos dice que hay tres tipos de necesidades humanas que podemos ver a continuación:

- Fisiológicas: agua, alimentos, supervivencia…

- Afectivas: necesidad de pertenencia, estima…

- Cognitivas: planificar y aprender una determinada habilidad.

Los tipos de información son:

Información fatal (información inevitable), información interesante (información de cierto interés), información útil (información valiosa para nuestros objetivos una parte de ella es “critica”, es decir, vital o indispensable para actuar).