Los cimientos de la documentación son las ideas y los conceptos que el ser humano ha sido capaz de representar a lo largo de la historia en muy diversos materiales. Por tanto la documentación es heredera del proceso intelectual , es decir, la documentación es en esencia la suma de aquellas ideas que representan parcelas de la realidad.
Para conocer el significado de documentación, debemos saber, qué significa documento: Según María Pinto Molina , el término "documento designa cualquier tipo o género de material que pueda suministrar información. Es decir, documento es un soporte material que contiene información."
También debemos analizar el concepto de documentación Otletiano. Otlet y La Fontaine institucionalizan las actividades de la información científica, en el Renacimiento y en el comienzo de las publicaciones periódicas de carácter científico en la segunda mitad del siglo XVII, con la elaboración del Repertorio Bibliográfico Universal . El Instituto Internacional de Bibliografía acomete la resolución del problema de la información de las fuentes en la investigación científica, motivado, fundamentalmente, por el crecimiento incesante de la bibliografía científica . La filosofía del movimiento fundacional de Bruselas otorga a la categoría de documento un alcance universal, y crea la figura del documentalista , necesariamente experto en el contenido de las materias sobre las que informa o puente de enlace entre el productor de información y el usuario. Desde una perspectiva bibliográfica o de información científica, Otlet y La Fontaine utilizaron las clasificaciones biblioteco-bibliográficas en boga - singularmente la de Dewey - perfeccionándolas para utilidad de la Documentación y la propia Biblioteconomía.
El concepto de Documentación y de documentalista puede establecerse sobre la base de cuatro factores:
- Ciertos criterios obtenidos del examen de la bibliografía más reciente.
- Determinación del objeto de la disciplina y su ubicación en el sistema de las ciencias.
- Toma de postura acerca de la denominación de la disciplina.
- Una propuesta de definición de Documentación y de Profesional de la Información y Documentación que naturalmente debe ser siempre objeto de contraste.
El término Documentación puede entenderse: Como Ciencias de la Documentación, es el conjunto de las disciplinas que tienen por objeto de estudio de un proceso informativo en el que se da una actividad de recuperación de mensajes emitidos en procesos anteriores y que, mediante análisis y tratamiento técnico, se comunican transformados con la finalidad de que sirvan de fuente de información para la obtención de nuevo conocimiento o para la toma de decisiones.
Ciencias de la Información y Documentación:
A finales de la década de los sesenta va tomando fuerza el concepto alemán de Información y Documentación . Las bases de la concepción alemana y su correspondiente definición arrancan del concepto de información expuesto por Koblitz en 1969 y 1975. Koblitz ubica la actividad ciencia de la Información y Documentación como: "Campo de actividades en la información social organizada, cuyo propósito es cooperar en la eficaz coordinación de contactos informativos y comunicativos entre las personas en el seno de la sociedad humana y cuyas tareas específicas son proporcionar información de alta calidad a todos los usuarios potenciales, informándoles acerca de los nuevos conocimientos, experiencias, conceptos, conjeturas, teorías, hipótesis, predicciones,... de todas las esferas de la actividad humana, sobre la base del análisis de las necesidades del usuario en la información documental, así como la oportuna planificación de la información y métodos eficientes para la producción, almacenaje, recuperación y diseminación de información documental de naturaleza sintética y analítica.
Los orígenes de la Documentación:
La Bibliografía se podría situar en torno al año 3000 a.C , cuando las tabletas de arcilla se utilizaban como material escritorio para la información administrativa, contable en la gestión de los recursos de la civilización Sumeria y de la Antigua Mesopotamia. Qué es Bibliografía:Según José Antonio Moreiro es “ Brújula orientadora en el universo de la información científica... que ha sido el germen y principal bagaje de la Documentación” . Según Robert Estivals la Bibliografía se presenta como “una respuesta a la necesidad de información rápida del lector frente a la masa de documentos escritos por medio de la aplicación de un esquema que permita la clasificación de los documentos”.
¿Qué tipos de bibliografías podemos encontrar?: Bibliografías Abiertas, Bibliografías Analíticas, Bibliografías de Bibliografías, Bibliografía Crítica, Bibliografía Descriptiva, Bibliografía Nacional, Bibliografía Retrospectiva y Bibliografía Universal.
Características y Objetivos de una buena bibliografía.
Características: precisión, exhaustividad, ausencia de repeticiones, forma bien dispuesta, sentido crítico, distanciamiento tolerabl.
Objetivos: registrar la producción de carácter científico para establecer un inventario. Establecer un sistema de indización que permita recuperar dentro de ese inventario, permitir la verificación rápida, permitir un seguimiento de la cuestión científica, avisar sobre aparición de nuevas obras a los interesados, comparar entre obras distintas, revalorizar las colecciones actuales de libros y revistas o diarios.
Algunos antecedentes de la documentación:
Destaca como primer hallazgo, los papiros procedentes de Egipto.
Posteriormente los documentos en tablillas de madera, estatuillas y seda
de la antigua China. Los primeros catálogos encontrados en Asia Menor hablan de
1900 a 1200 a.C en los que se hacía un detalle de la cantidad de tablas
de arcilla. En el siglo III a.C se crea la biblioteca más famosa de la
antigüedad, la de Alejandría, en la que sería Calímaco el primer
bibliotecario. Fue el autor de distintos catálogos y de algunos índices
de autores griegos.
Etapas en la formación de la documentación:
- Primeros documentalistas: La Iglesia y los conventos.
- Democratización del libro: El Imperio Romano y la creación de las primeras bibliotecas públicas.
- Difusión del libro: Invención de la imprenta.
- Aparición de la primera revista científica: En el siglo XVII.
- Nacimiento de la documentación como disciplina científica: Con la figura de Paul Otlet y Henri La Fontaine entre otros.
La documentación como disciplina científica:
Debemos destacar las figuras de Paul Otlet y Henri La Fontaine.
Paul Marie Ghislain Otlet (1868-1944)
Fundador del Instituto Internacional de Bibliografía y haber llevado a
efecto la creación de la Clasificación Decimal Universal, más conocida
como CDU. Henri La Fontaine (1853-1943) Fundador del Instituto
Internacional de Bibliografía de Sociología en 1893 en donde se
plasmaron los pensamientos de Otlet . El Tratado de Documentación de Paul Otlet Se considera el primer
documento que trata sobre la biblioteconomía y documentación que sería
publicado en Bruselas en 1934. El Tratado de Documentación está destinado a exponer las nociones
relativas al libro y al documento. Se pone de relieve la necesidad de
establecer un control sobre la documentación que se produce sin perder
de vista la que con siglos de tradición fue elaborada.
La documentación es una disciplina que trabaja con información y documentación, y viene a referir 3 cosas:
-Es la ciencia de los documentos.
-Conjunto de documentos relacionados con asuntos determinados.
-Conjunto de técnicas que se utilizan en el almacenamiento, la descripción, y la recuperación de la información.
El objeto de la documentación: es el proceso documental, que se
caracteriza por aun actividad de recuperación de mensajes informativos
emitidos en procesos anteriores y que mediante su conservación y
tratamiento técnico se difunden transformados con la finalidad de que
sirvan como fuente de información para la obtención de nuevos
conocimientos o para la toma acertada de decisiones.
La documentación sirve para recuperar informaciones. Como área de conocimiento, la documentación es un área científica,
social, autónoma, interdisciplinaria y de generalidad en relación con el
resto de las disciplinas y actividades sociales para las que actúa con
carácter instrumental. La documentación estudia 2 cosas:
Las instituciones, son los centros, las unidades en las que se trabaja con documentación. Son de 3 tipos:
Archivos
Bibliotecas
Centros de documentación
Tienen distintos objetivos:
- Archivos: Es la conservación.
- Bibliotecas: Es la colección.
Centros de documentación: Es la tarea de informar, responder a necesidades.
Cada uno de estos tipos se corresponde con unidades de trabajo diferenciadas.
Fuentes de Información
-Del Archivo: Fuentes de información propia.
-De las Bibliotecas: Fuentes de información externa.
-De los Centros de documentación: Fuentes de información propias y externas.
Tipo de Información: Basado en los recursos que tienen. Fuentes:
-Archivo: Se trabaja con información puramente interna.
-Bibliotecas: Se trabaja con información especializada, es externa
-Centros de documentación: Información complementaria, tanto interna como especializada, como información elaborada por ellos.
Tipo de tratamiento de la información:
-Archivos: Tratamiento de la información indicativo; que es un tratamiento simple de localización de informaciones.
En las bibliotecas son catálogos, que son bases de datos donde se localiza la información por caracteres formales y de contenido.
En los centros de documentación se hacen productos informativos de:
Información constante: Son productos de información genéricos; suelen ser boletines de difusión o boletines de difusión selectiva de información.
Información de demanda: Suministros de información periódica constante para perfiles determinados. Suelen ser informes o dossiers.
- Los procesos documentales
- Las instituciones
Las instituciones, son los centros, las unidades en las que se trabaja con documentación. Son de 3 tipos:
Tienen distintos objetivos:
- Archivos: Es la conservación.
- Bibliotecas: Es la colección.
Centros de documentación: Es la tarea de informar, responder a necesidades.
Cada uno de estos tipos se corresponde con unidades de trabajo diferenciadas.
Fuentes de Información
-Del Archivo: Fuentes de información propia.
-De las Bibliotecas: Fuentes de información externa.
-De los Centros de documentación: Fuentes de información propias y externas.
Tipo de Información: Basado en los recursos que tienen. Fuentes:
-Archivo: Se trabaja con información puramente interna.
-Bibliotecas: Se trabaja con información especializada, es externa
-Centros de documentación: Información complementaria, tanto interna como especializada, como información elaborada por ellos.
Tipo de tratamiento de la información:
-Archivos: Tratamiento de la información indicativo; que es un tratamiento simple de localización de informaciones.
- Bibliotecas: Tratamiento de la información descriptivo; q es un tratamiento de la localización formal y de contenido.
- Centros de documentación: Tratamiento de la información analíticos y críticos: se ve el valor que tiene esa información.
En las bibliotecas son catálogos, que son bases de datos donde se localiza la información por caracteres formales y de contenido.
En los centros de documentación se hacen productos informativos de:
Evolución histórica de la documentación a la Ciencia de la Información:
Podemos distinguir varias etapas en la historia de la documentacion:
1. La era predocumental
Se considera así a la etapa precedente a la labor iniciada por Paul Otlet y Henry Lafontaine. Con Paul Otlet se pone en marcha toda una metodología que contribuye a controlar toda la bibliografía científica y con ese control hacer disponible y dar a conocer al científico y todo lo que se escribe sobre un tema.
Los orígenes están en la escritura en el 3000 a.C. y con la aparición de las primeras bibliotecas. Después de una etapa oscura (Edad Media) ocurre el nacimiento de la imprenta (S. XV), primer precedente importante. A partir de esa época hay más libros y más necesidad de conocer y controlar el material librario, aparecen además los primeros repertorios bibliográficos. Al avanzar los siglos, se adquiere un carácter más científico. Estos repertorios son el primer instrumento de documentación del medio científico. La bibliografía es el instrumento que controla y da a conocer.
El problema aparece en el s. XIX cuando hay excesiva publicación y no hay control. A mediados del S. XIX unos eruditos se plantean que el control de la información debería ser una disciplina en sí.
2. PAUL OTLET.
Nació en Bruselas (Bélgica) en 1868 y estudió en las universidades de Lovaina, París y Bruselas y se graduó como abogado en 1890. Otlet dedicó toda su vida profesional a solventar o mitigar el problema del acceso a la información almacenada para el mayor número de personas. A pesar de que trabajó y vivió durante un período anterior a la difusión generalizada de los ordenadores, anticipó y tuvo una influencia vital en la creación de la World Wide Web. De hecho, su idea de una gran red de conocimientos incluía nociones de hipervínculos, redes sociales y la posibilidad de una clasificación distribuida. Algunos de sus mayores logros fueron:
- La creación del Instituto Nacional de Bibliografía
- El Repertorio Bibliográfico Universal
- La Clasificación Decimal Universal
- La creación de la Union of International Association que trata de recoger toda la información posible.
- Otra de las grandes obras es el Tratado de Documentación de Otlet publicado en Bruselas en 1934, habla de todo lo relacionado con el mundo de las bibliotecas y de la información en esa época. El subtítulo de esta obra es El libro sobre el libro.
3. FEDERACIÓN INTERNACIONAL DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN.
EL programa de actividades del FID se da a conocer mediante una revista que es el órgano de difusión de la Federación, pero no es la única publicación porque es importante la creación de un repertorio bibliográfico universal y por eso algunas de las publicaciones de la Federación son repertorios o catálogos.
LA FID divide su historia en varios periodos:
- Donker Duyuis (1929-1959). Era el secretario general.
- 1959 - 1966; Se caracteriza por la ampliación de su radio de acción hasta Iberoamérica, hasta ahora la FID sólo tenía influencia en Europa.
- 1966 - actualidad; Se produce la incursión del término “información” en su denominación, en la actualidad denominada Federación Internacional de Información y Documentación, se liman los enfrentamientos entre bibliotecarios y documentalistas con el concepto integrador de P. Otlet.
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